Regulamin uczestnictwa i klauzula informacyjna

1. Konferencja „Infrastruktura bibliotek 2021-2025. Inwestycja i co dalej?” jest organizowana przez Instytut Książki, zwany dalej Organizatorem, w ramach realizacji Narodowego Programu Czytelnictwa 2.0 na lata 2021-2025 dofinansowanego ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
2. Udział w konferencji jest bezpłatny.
3. Organizator zapewnia uczestnikom konferencji, którzy zgłosili taką potrzebę, nocleg w dniach 12-14 grudnia 2022 roku w Gdyni.
4. Organizator nie zapewnia transportu ani nie pokrywa jego kosztów.
5. Liczba uczestników wydarzenia w formie stacjonarnej jest ograniczona. O zakwalifikowaniu do udziału w wydarzeniu ostatecznie decyduje Organizator.
6. Warunkiem koniecznym jest wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz akceptacja Regulaminu uczestnictwa.
7. Wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz otrzymanie potwierdzenia wysłania zgłoszenia nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w wydarzeniu.
8. Dla osób niezakwalifikowanych do udziału w formie stacjonarnej Organizator zapewni możliwość udziału w formie online, poprzez transmisję audio-video w internecie (dotyczy pierwszego dnia konferencji, tj. 13.11.2023 r.).
9. W przypadku zakwalifikowania do udziału w konferencji w formie stacjonarnej:
   • uczestnik zostanie oficjalnie poinformowany o zakwalifikowaniu drogą mailową przez Organizatora. Brak informacji od Organizatora oznacza niezakwalifikowanie się do grona uczestników Konferencji;
   • uczestnik zobowiązuje się do udziału w całym wydarzeniu;
   • uczestnik zostanie poinformowany o rezerwacji hotelowej obejmującej 2 doby hotelowe ze śniadaniem.
   • uczestnik za dodatkowe usługi hotelowe, tj. zamówienia, telefony, parkingi, przedłużenie pobytu i niewymeldowanie się w terminie itp. rozliczy się we własnym zakresie.
10. dane osobowe uczestnika przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu realizacji celów statutowych Instytutu Książki, organizacji wydarzeń, programów i projektów przez Instytut Książki;
11. dane osobowe uczestnika przetwarzane będą do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, przez cały okres realizacji działań w celach promocyjnych, reklamowych czy edukacyjnych realizowanych przez Instytut Książki, a po zakończeniu realizacji ww. działań przechowywane będą w celu obowiązkowej archiwizacji dokumentacji przez czas określony w odrębnych przepisach;
12. uczestnik posiada:
    • na podstawie 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących uczestnika;
    • na podstawie 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych uczestnika;
    • na podstawie 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
    • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uczestnik uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
13. uczestnikowi nie przysługuje:
    • w związku z 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
    • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w 20 RODO;
    • na podstawie 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych uczestnika jest art. 6 ust 1 lit. a RODO.
14. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że:

• administratorem Danych jest Instytut Książki, z siedzibą przy ul. Wróblewskiego 6, 31- 148 Kraków;
• administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@instytutksiazki.pl lub listownie na adres korespondencyjny: Instytut Książki, ul. Wróblewskiego 6, 31-148 Kraków.

16. Dane osobowe uczestnika nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.